連展科技總管理處處長張瑞益表示,IT部門要提升自己在企業內的價值,如果可以做到用Workflow降低部分軟體授權數量,將是正面的價值提升。

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使用合法的軟體授權,是每一間正派經營的企業必須做到的基本要求。但是,企業的困難在於,軟體費用過高,以及授權種類複雜;有的是伺服器和使用者軟體授權都需計費,或者是從原本的同時上線人數計價方式,改成以使用人數計價,或是以處理器、核心數計價,甚至,連維護合約的變動都是廠商片面宣布。

連展科技總管理處處長張瑞益為了節省企業軟體授權的費用,除了運用談判技巧,和軟體廠商取得更優惠的軟體價錢之外,也積極透過各種Workflow的作法,降低企業使用的軟體授權數量。

張瑞益表示,連展科技是一個連結器製造廠商,要確保AutoCAD、ProE、Solid Works等繪圖軟體的使用合法,會選擇購買Web或網路版,便於進一步控管軟體使用的合法性,透過授權認證伺服器管制使用者使用,可確保使用的合法性。

至於用戶端的部分,張瑞益說,採購電腦硬體搭配的微軟隨機版作業系統,Office文書處理軟體則與微軟簽訂EA(Enterprise Agreement,大量授權),確保同仁使用的軟體都是合法的。

他強調,公司基於安全也不允許員工自行安裝任何軟體,有任何軟體需求必須填寫需求單,由公司統一評估、採購與否。相對的,公司對於有出差需求的員工,會依照層級購買所需的單機版軟體,安裝在筆記型電腦中。

ERP(企業資源規畫)系統是連展科技的核心系統,由於SAP的授權不便宜,張瑞益不諱言,從系統建置之初,便和SAP談好逐年採購SAP的軟體授權數量之外,也將伺服器分成開發和產品兩類,對於事先談好的測試和正式帳號,設定應有的使用層級與安全性。

但這樣還不夠,連展科技為了降低所使用的SAP授權,將一些自動化流程透過Workflow來完成。張瑞益表示,包括簽核、財務零用金以及採購等流程,透過Workflow的自動化流程執行完後,才將資料拋轉進SAP ERP系統中,可以減少ERP的使用授權數。

要做到這樣,IT部門就必須對相關作業流程很熟悉,例如出貨流程,從生產到品管(包含QC和QA)到倉庫中,每一個環節要做什麼動作都必須清楚,才有辦法用自動化的OA流程來串接。

面對企業人數可能增加的問題,張瑞益則是先和廠商談定一開始必須使用的量,並在合約中載明,未來會針對效能作檢視,視其公司是否有流程改善、需求增減,隔年再添購軟體授權。

他認為,IT部門同仁應該積極評估流程是否有改善空間,絕對不能出現閒置帳號,否則,IT同仁就有失職守了。若遇到共用帳號的問題,張瑞益說,若用OA流程可以解決完,既可降低ERP的授權,IT部門在公司的價值又能提升,何樂不為?

張瑞益建議,可以和廠商談判提供一些測試帳號,讓彼此獲得最大效益。此外,若真的遇到授權不足的狀況,也千萬不能自亂陣腳,所有的事情一定都有可以談判的空間,要冷靜處理,才不會造成公司更大的損失。

 

【相關報導請參考「廠商狂追授權,企業群起控訴:iThome 2009軟體授權爭議企業意見調查」】


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