富邦金控資訊暨作業本部組織效率處專案管理部協理呂學文說,專案管理改變IT部門做事方法,拆解的WBS更變成IT部門的SOP。

圖片來源: 

iThome

富邦金控在今年,打破第一屆PMP標竿企業沒有銀行業者入圍前5名的窘境,以54張PMP證照獲得第二屆PMP標竿企業第五名。

富邦金控資訊暨作業本部組織效率處專案管理部協理呂學文表示,富邦金控從2005年11月在資訊暨作業本部負責人梁培華(現在兼任北富銀個金總經理)到任後,進行組織重組,增設專案管理部門,從推廣專案管理的教育訓練著手,開始推動並逐步落實專案管理手法。

「導入專案管理帶來企業和同仁所有的改變,現在都還在進行中,」呂學文表示,相較全部1萬8千名員工,懂專案管理的同仁還是少數。他認為,制度的推廣除了高階主管的支持,還必須慢慢擴散滲透到其他部門、子公司,甚至是外部合作廠商與客戶等。

「拆解」其實是一般的概念,以前富邦金控也會進行專案拆解,但那只是一種把大化小的拆解方式,並沒有理論基礎。

不過,等到專案管理逐漸成為同仁的共通語言時,呂學文表示,WBS的拆解就改變了同仁的工作習性,從以前隨便買菜炒一炒,到現在開始講究營養成分與烹調方式。因為更講究,「所以富邦金控在作業流程上,和以前最大的差異點在於,更願意花時間做規畫、做溝通。」他說。

規畫時間變長、溝通頻率變高,帶來的不是沒有效率,反而因為部門同仁有共通語言,遵守一套完整的作業流程,因為一定有檢核機制在內,部門的專案品質和效率反而提升。有時候,以往會因為老闆交代而忽略風險的作業模式,同仁反而希望系統稍微延遲,但堅持品質良好的心態。

推動專案管理教育訓練

富邦金控資訊暨作業本部組織效率處專案管理部協理呂學文說,專案管理改變IT部門做事方法,拆解的WBS更變成IT部門的SOP。

富邦金控從知識領域切入專案管理,呂學文表示,初期拿到證照人數還不算多,但透過教育訓練的目的,就是希望能做到觀念擴散的效果,從本部門擴散到其他部門,甚至是子公司、外部客戶等。

如何達到這樣的目的?首先,請外部專家、講師上課,同時挑選資訊部門內,工作內容與專案相關,未來要擔任專案經理職務的同仁,至於銀行則挑選組長、科長級以上人選,其他的部門則必須要擔任科長級以上的職務。呂學文說,這樣的挑選標準是希望能從中階主管紮根,「這些未來要帶人的專案經理們,要有能力將專案管理的觀念傳播到專案團隊的同仁中。」

呂學文甚至以內規規定,該部門的同仁在專案啟動之初,一定要讓整個專案團隊成員都至少聽過一場由他主講的專案管理SOP教育訓練課程,可以按照專案進行的五大流程進行授課,也可以針對專案團隊成員有興趣的地方加以著墨。他說:「不希望造成專案管理制度推廣是失效的,也不想團隊成為專案管理的絆腳石。」這種打開天窗說亮話的溝通方式,讓富邦專案管理的觀念推廣,慢慢發酵。

他指出,所有的改變都是潛移默化,專案啟動之前和所有的專案團隊成員取得共識,採用同樣的一套作業流程,不僅有助於專案管理觀念的推廣,也讓大家都能在同樣的作業流程做事。初步估計,富邦金控IT部門大約有5百人(不含客服),已經有2百多人上過專案管理的教育訓練課程了。

把WBS轉變成部門的SOP

呂學文表示,為了讓IT部門同仁能運用WBS更上手,除了由他花了3個月時間,將軟體開發適用的WBS完全拆解出來,作為第一版的軟體開發模板(Template)外,更將整個WBS轉變成部門進行專案時的SOP(標準作業程序)。他說:「不僅所有適用情境都已經事先設想到,工作順序以及相對應的負責人與執掌也明訂清楚。」

目前,該部門每半年至少重新檢視一次SOP是否適合,呂學文說:「今年10月,才又修訂了一次SOP,往專案逐步完善之路邁進。」

 

認清專案與策略的連結關係

要讓員工了解公司的願景、使命和價值,精誠資訊資訊長高添水表示,這必須要透過策略的轉折去執行。他說,策略是一種選擇,要達成客戶滿意、員工滿意的企業目標,會有不同的作法,策略下面就會有不同的專案配合執行,專案下面就會有WBS。

 

 


相關報導請參考「化繁為簡的工作拆解手法:WBS


熱門新聞

Advertisement