高雄榮總屏東分院根據臺中榮總測試原則,自行設計了各科室的測試查檢表,以醫院5大單位為依據,將盤點出的390項流程分門別類,融入測試案例中。(圖片來源/高雄榮總屏東分院)

高雄榮總屏東分院是這次臺中榮總醫療資訊系統導入計畫中,第6家正式上線的分院,也是南區導入分院中的第2家。相較於導入先行者分院,高榮屏東分院用PDCA目標導向方法,來規畫導入工作。

特別的是,他們在整合測試階段時,還借鏡了醫院評鑑常用的病人中心(PFM)檢驗手法,來全面檢視測試流程,而非單一性聚焦於個別流程。這些方法,讓屏東分院不僅在期限內完成每項導入準備任務,更快速提升編碼品質、讓人員迅速上手。他們用這些方法,走出不一樣的導入經驗。

用PDCA管理專案,以任務目標管理而非時間排程

「我們用PDCA來區分導入任務,而非以時間來安排工作,」高雄榮總屏東分院院長萬樹人一句話道出自家導入作法的最大不同。

在這次榮總分院HIS大升級計畫中,臺中榮總雖是負責系統輸出的總院,但對於分院實際導入工作上,只提供了原則性的建議作法,包括了分院導入人力的安排建議(導入工作小組設計與職掌)以及分階段的導入準備工作時程表,明列出上線前120天、90天、60天及上線後60天等4階段該完成的工作項目。各分院就得根據這兩項建議作法,依自己的能力來規畫實際的每一項導入作業。

多數分院延續4階段時程的工作項目,來規畫更細的執行內容,但屏東分院就特別借鏡了循環式專案管理方法論PDCA,來訂定自家的HIS導入準備工作。PDCA是企業常用的專案管理方法,P是指計畫、D是執行、C是檢核、A則是行動,透過這4個步驟來確保能達成目標,也可說是一種目標導向式的專案管理方法。

屏東分院改用任務的分類角度,而非時間,將原本的導入工作分為4大類,對比到PDCA的四步驟,任務啟動類工作是P步驟、基礎建置類是D步驟,而原本的測試回饋工作則屬於C步驟,而團隊合作類工作則歸到最後一項A步驟。

以任務啟動的P步驟中,工作小組安排則依照中榮導入建議,設置了包括計價收費申報盤點測試小組、整合測試小組、上線情緒安撫小組、基本檔與設定盤點測試小組、系統上線小組等5組。

但在工作進度管理上,屏東分院則採用臺中榮總提供的新版工作進度表。有別於前幾家先導分院,屏東分院工作期程表增加更多時間查核點,比如上線後60天、90天和120天等時間點及應完成的工作事項,還要求各階段工作得提早10至15天完成。

接著,屏東分院以預定上線日2020年4月1日往回推,來規畫工作任務的進度,每個月需分別完成硬體建置、流程模擬、新系統測試、全院雙軌測試、上線等任務。

基礎建置重點一:編碼整合

重新按目標來調整計畫後,接下來就是導入所需的執行階段,也就是基礎環境建置階段。這階段有3大任務要完成,包括最重要的編碼整合、軟硬體環境準備,以及教育訓練(包含使用者測試)。

對屏東分院來說,編碼整合工作特別費力,他們不只動用護理、病檢、放射、藥劑、臨床和醫管等部門,就連IT也一起加入。編碼整合工作從編碼盤點開始,接著是編碼比對,梳理清楚後才建檔維護。

在編碼盤點階段,團隊展開大瘦身,捨棄了2年內沒開立過的編碼,將院內1萬多個編碼一下減少至3,000多個,降低數量的同時,也減輕後續總院編碼比對的負擔。接著,各單位分工一邊梳理編碼,一邊還有IT部門每周抽查10%來檢核。這個作法,「讓編碼錯誤率在第5周,就降到0%,」萬樹人說。

在編碼管理上,團隊還自建常用的編碼套組,如檢驗套組、治療碼套組、科常用套組,就連特約單位身分折扣、床位和固定費用等也是,方便日後使用。

基礎建置重點二:軟硬體環境建置

然而,基礎環境建置中,吃力的不只是編碼整合,還包括軟硬體環境建設。這個工作不只要準備預算,還要設置模擬環境、開發程式、建置戰情中心和其他硬體設備等。

於是,屏東分院先是取得流程相似的新竹分院系統資料,作為導入樣板,並進行系統轉檔參數設定,同時建置封閉環境和流程模擬環境。

完成系統落地準備後,再來是資料轉作業。他們同樣先匯入測試資料,再進行全院資料轉檔,同時,屏東分院還自建2支使用者端程式來補強新系統,像是員工基本當維護、分散式列印維護等。

特別的是,他們還藉助已上線分院的力量,共同協作程式開發,比如嘉義分院協助建置急診外掛報表,埔里分院協助調整叫號系統,而新竹分院則參與建置問題反映表單。

接下來,他們開始布建周邊環境,包括全院終端環境、實驗室資訊系統(LIS)和影像儲傳系統(PACS)儀器介接測試,並架設戰情室中心,把周邊硬體如全院分散式列印、條碼機和掃描器等都安裝設定完成。

軟硬體環境準備好後,還有最後一步:教育訓練。屏東分院針對院內醫護人員、行政人員和各科室,設計了4大課程,包括專責維護人員訓練、使用者操作訓練、醫師特訓和各職類種子人員訓練等。而且,為確保培訓效果,屏東分院還實施實名制簽到,每周更有專人追蹤測試通過率。在嚴謹的把關下,屏東分院各職類人員的測試率,幾乎在第6、第7周就達到100%了。

以PFM設計整合測試流程,其中又藏PDCA

除了導入專案採PDCA管理之外,特別在C步驟的整合測試階段,屏東分院還參考了醫院評鑑專用的病人中心(PFM)驗證手法,來評估測試成效。

所謂PFM,是指以病人為中心,來查驗醫院處置病人的一系列流程,有別於過去單點式、只注重個別疾病治療的查驗方法。這個方法,將流程整合至測試案例中,以更全面的角度來檢視新系統可行性。

接著,團隊再次以PDCA循環來管理這個工作,依序分為案例設計、流程測試、問題檢視、回饋修正等4個步驟。在案例設計階段,他們參考先行者做法,盤點院內護理、內科、外科、行政和輔助等各單位,歸納出390項流程。

接著再根據臺中榮總的測試原則,設計出屏東分院專屬的流程測試查檢表,在正式上線前三周,展開新舊系統並行的雙軌測試。這些測試涵蓋了完整的就醫流程,從病人掛號、簽床、住院、開立醫囑、離院,到最終的批價結帳都包括在內。而這一串流程,考驗著上百支程式的靈活力,像是門急住系統、檢查檢驗、護理作業和藥局作業等。

就在這三周內,他們完成了1萬2千多個流程次的測試,並在第2、3周成功達標,甚至超過自訂的每周至少測試20個案例的要求。

在測試過程,他們也設計一套問題處理機制,要是新舊系統雙軌測試結果不一致,就以流程或系統問題來分類,若是流程問題,就參照已上線分院來改流程,若是系統問題,就透過Google表單向中榮反應。

不只如此,在測試階段的最後一周,他們還請來高雄榮總和臺南分院,共同設置測試腳本和個案,範圍擴及醫療單位、檢驗單位、病房單位、放射科和醫企室,如此的測試,最終也得到讓人滿意的結果。

以團隊合作為最後一步,正式上線30分鐘內解決1號病例

從PDCA的精神來看,團隊合作也很重要,所以屏東分院全體動員,在導入前三周,開始向外宣導新系統將上線一事,也強調屆時可能發生系統不穩,請就醫民眾體諒。不只發布官網公告和院內公告,他們更到村里據點宣導,甚至也派人到附近榮家機構說明。

另一方面,為應對上線當日可能出現的大排長龍隊伍,屏東分院也安排了疏導動線、準備餐點,來安撫排隊久候的民眾。不只對外,他們對院內職員還準備了咖啡關懷。

一切就緒,2020年4月1日星期六凌晨0點0分,新急診和住院系統正式上線,也迎來第1號病人。萬樹人回憶,當時屏東分院雖準備了模擬病例,但當時也來了一位真實的急診病例,成為新系統的第1號考驗。

「所幸,兩位病例流程都在30分鐘內解決,」他說。不過,4月6日星期一,正好是春假後上班第一天,也是屏東分院新門診作業第一天,就診人量高達932人,創下屏東分院新高。萬樹人雖然擔心,但他認為「這正好是門診的壓力測試。」門診系統當天也只延遲30至60分鐘,「是非常好的結果,」再次證明PDCA的導入成效。

 高榮屏東分院重點作法 

1  以任務導向規畫導入工作

 2  捨棄2年內未開立編碼來瘦身

 3  借鏡PFM流程檢驗手法

 4  與分院建立程式分享協作模式

 5  簽到實名制教育訓練

資料來源:高雄榮總屏東分院,iThome整理,2021年2月


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