臺中榮總再造護理系統、急診系統和住院系統,這些系統的最大特色是,可完整顯示跨團隊輸入的資料內容,提供醫護團隊全人照護所需的資訊。(圖片來源/臺中榮總)

這次臺中榮總醫療資訊系統導入全臺12家分院,之所以能1個月上線1家分院,還有一個關鍵是系統本身夠輕巧、夠彈性,才能迅速調整來給分院使用。

究竟,臺中榮總醫療資訊系統(HIS)有哪些特點,讓9年前輔導會決策時,一致選它作為導入樣板?

特點一:開放式系統開發彈性高

2012年,榮總體系醫院的上級機關退輔會,正決議用何種方法來整合榮總12家分院的IT系統。他們考量了3種方法,首先是分院採用所屬總院的IT系統,比如臺北榮總玉里分院採用臺北榮總系統,或是高雄榮總屏東分院採用高雄榮總IT系統。

第2種是委外開發一套統一版HIS,第3種方法則是選定一家總院,將他們的HIS系統瘦身導入至全臺分院。

因此,他們比對了臺北榮總、臺中榮總和高雄榮總3家總院的IT系統狀況,發現臺中榮總是當時唯一棄用IBM大型主機、完成資訊再造的總院,因此決定採用臺中榮總IT系統,作為導入樣版。

所謂再造,就是指「中榮HIS已是開放式系統了,」臺中榮總資訊室主任賴來勳說。

為何開放式系統有這麼大的吸引力?因為,開放式系統的特色是兼容,能介接不同廠商的資料庫、工具,而且可使用不同程式語言,資料形式也不只侷限文字,就連圖像、影像都能使用,不像大型主機的封閉式系統,只能使用該主機品牌的資料庫和特定程式語言。再者,大型主機要價不菲,對小型分院來說,就會是個重擔。

不過,臺中榮總從封閉式系統走向開放式系統,究竟花了多少心血?

臺中榮總再造護理系統、急診系統和住院系統,這些系統的最大特色是,可完整顯示跨團隊輸入的資料內容,提供醫護團隊全人照護所需的資訊。(圖片來源/臺中榮總)

什麼是HIS?醫療、行政、基礎建設都它管

要回答這個問題,得先了解什麼是HIS。簡單來說,「HIS就像是醫院的中樞神經,是串起病人、醫院和就醫流程的關鍵,」賴來勳說。它串連了病人從家中到醫院、從醫院到出院的所有流程,同時也串連了所有醫療團隊(如醫生、護理、檢驗、放射、營養、復健等)的工作流程與訊息共享。

因此,HIS不單單只是一個醫療資訊系統。現在醫界委外開發的HIS系統,大多以衛生署頒布的醫療資訊系統規範2.0為基本範圍,分為3部分,包括醫療相關系統、行政管理相關系統,以及基礎建設與醫院相關系統。

這3部分還可往下分,比如醫療相關包括了門急住診系統,以及掛號、醫囑、護理、檢驗、藥衛材、電子病歷管理等系統,在政管相關類,則有健保、財務政管、醫院顧客關係管等系統,與基礎建設相關的還有編碼與軟體開發、公衛通報系統、長照等,林林總總共數十來個。這些子系統還可再細分出更多小系統,所涵蓋的流程與功能更多達上百項。對醫院來說,這些子系統就像是中樞神經的延伸,缺一不可。

臺中榮總的HIS架構,也是如此。他們的HIS也分為3大部分:醫院管理資訊系統、病患醫護資訊系統、教學研究資訊系統。第一個系統顧名思義,掌管醫院大大小小的管理業務,比如病患帳務、財務預算、人事政風、總務和社工等,更具體的例子像是門急診收費、欠款追蹤、人事資料、薪資,還有藥衛材庫存管理等,甚至連負責車輛、圖書館、辦公室等管理業務都包括在內。

再來,病患醫護資訊系統聚焦於醫務行政、醫療支援、臨床業務。對臺中榮總來說,醫務行政和醫療支援是輔助臨床業務的支柱,舉凡掛號預約、轉診作業、病歷和床位管理,還有各科科務作業、護理計畫、醫療儀器和異常追蹤等,都是來支援門急住、醫囑報告、檢驗檢查和膳食等臨床作業。這些病患帳務、醫務行政、醫療支援和臨床業務等系統,就是這次全臺12家榮總分院第一階段導入的核心系統。

最後一類教學研究系統,則是運用特殊病歷資料,來發展教學與研究等相關系統,像是用於教學的藥物毒物查詢系統、各科醫學專家系統等,但就沒有導入到分院。

十年磨一劍,克服資料同步問題、擁抱開放式系統

儘管HIS如此龐大複雜,臺中榮總還是早在20多年前,就展開IT大改造了。

1999年,臺中榮總決定汰換用了17年的大型主機。由於醫院系統數量龐大,因此在汰換時,必須分割切換,先從一個個功能開始改版;他們先是改了住院系統、門診系統,接著才換急診系統、病歷摘要系統和其他系統,直到2010年完成所有HIS再造,正式告別封閉式系統架構。

賴來勳坦言,這10年的再造之路走得不輕鬆,因為「這像邊開飛機變換引擎,不僅要換好,還不能讓乘客感到些許晃動。」這就是說,IT團隊在逐一汰換舊系統時,還得想辦法讓醫療流程,與過往一樣順暢。

其中最大的挑戰是資料同步。「假設今天一位病人從門診轉急診,門診系統已完成改造,但急診系統還沒,該如何把資料帶過去?」賴來勳問道。

因此當時,臺中榮總藉助不少工具,來介接新舊系統的資料。賴來勳解釋,當一個系統產生新資料時,就會透過工具程式,來告知另一個系統「有筆新異動」,讓另一個系統來抓資料,以這個方式達到資料同步。

而這一做,就是10年。2010年完成任務後,臺中榮總在開放式系統的基礎上,接續開發更多醫療IT新應用,像是行動巡房系統、門診燈號資訊系統、智慧病房系統和醫院App等,2016年起更朝智慧醫院邁進,陸續導入電子紙、手術即時看板系統,還有重症加護病情即時監控系統等。

這些後續發展的潛力,也是退輔會當時相中臺中榮總的原因之一。而另外兩家總院:高雄榮總和臺北榮總,也在2020年完成大型主機汰換,和臺中榮總一樣走向開放式系統。

臺中榮總自行開發門診系統,可依醫生看診流程安排功能,快速提供完整的病人訊息,方便醫生完成門診作業。(圖片來源/臺中榮總)

特點二:人才好找、應變速度快

再來,臺中榮總HIS的另一個優點,就是使用主流程式語言。有別於過去舊系統所用的VB6、Delphi等老舊語言,新系統語言都是時下熱門的程式語言,如住院系統、急診系統採用Java,而門診系統、科室系統和行政管理系統則是C#(.NET)。醫院容易找到相關人才,不必先找人自行培訓,知識傳承也更容易。

另一方面,開放架構可以利用不同廠商的資料庫和工具,有助於挑選合適技術,來縮短開發時間。比如,臺中榮總開發團隊去年因應政府振興券政策,就在第一時間內開發相關功能,或當健保署推出試辦計畫或新政策時,快速打造新功能給使用者。

賴來勳解釋,小型分院多半只能委外開發新功能,但委外往往需耗費數個月才開發一個功能,常錯過新政策的黃金時間。分院統一採用單一總院的HIS系統後,就可靠總院來開發新功能,再提供給分院更新,能在第一時間內推出新功能。

臺中榮總IT團隊還在近幾年自行開發門診燈號資訊系統,串接了醫護資訊、病人候診清單、訊息公告、自助式報到等服務,並與網站、APP、電話語音系統結合,提供即時進度查詢服務,節省病人等待時間。(圖片來源/臺中榮總)

下一步:朝同一套程式語言邁進

不過,話鋒一轉,賴來勳也坦言,雖然臺中榮總HIS有輕巧、反應快等好處,但目前主要系統仍採用了2種程式語言來開發,因此未來打算朝同一種程式語言發展。也就是說,臺中榮總還會陸續進行HIS再造,逐步將不同程式語言的系統功能,一一改為同一套程式語言。

「但這次會輕鬆一點,」因為,賴來勳指出,這是在資料不變的情況下來更改,就像是新增功能或網頁改版一樣,並不會改善資料結構。而且,「網頁式功能背後使用何種程式語言,對前端使用者不會有太大影響。」

在退輔會協助下,臺中榮總也在去年11月成立維運管理中心,下設編碼整合組和IT系統程式增修組,分別由臺中榮總醫企室主任和資訊室主任負責。賴來勳指出,他們將一方面維護系統功能,一方面打造更多智慧化的醫療新應用,要把臺中榮總的創新力,帶到全臺12家分院。

  HIS整合不只是IT的事, 

 中榮醫企編碼瘦身秘訣是不求完美 

榮總12家分院HIS導入計畫的最大挑戰,是12家分院的編碼比對。比如,數十年物料碼無法憑單一指標比對,處置碼各間分院差異極大,臺中榮總醫企室適度取捨來應對

「醫療資訊系統整合不只是IT的事,也是我們臨床使用者的事!」臺中榮總醫企室主任蔡鴻文強調。

他是這次臺中榮總醫療資訊系統(HIS)導入全臺12家分院的另一重要推手,以臨床使用者角色,來擔任整合執行小組業務組組長,不只協調12家分院和總院的作業流程,還有各種系統導入前的編碼整合工作。

臺中榮總醫企室在整合12家分院編碼時,也包括了藥品碼。他們透過健保碼比對(若無健保碼則以許可證字號替代)、分院藥師確認藥品規格、特殊分類等步驟,將原本12家分院的13,405個藥品碼,去蕪存菁縮減至不到4,000個。(圖片來源/臺中榮總)

編碼記錄醫病行為,更是HIS基石

什麼是編碼?這得從HIS說起。HIS主要用途是提供病人診療資訊和行政管理資訊,給醫院各部門。為了讓程式可以記錄、檢核、判斷或存取這些資料,在HIS中,對於各種臨床作業,如病人就醫科別、治療處置、用藥處方和耗材使用等,都有一套相對應的代碼,來代表不同的行為或物品,這些代碼就是HIS運作最重要的編碼。

但是,每一家醫院在醫療和行政的運作不盡然相同,因此,也多半會發展出自己一套專屬的HIS編碼。要整合12家分院HIS的第一個挑戰,就要先統一這12家分院的編碼,就像要先用同一套語言和統一用詞,才容易互相溝通。

蔡鴻文表示,這次大導入計畫的編碼原則是,將12家分院統一改採用臺中榮總流程和編碼,若有特例,再由臺中榮總新增、分院維護細部參數,目標是要達到分院與中榮系統編碼完全統一。最後,鎖定了科別、藥品(中西醫)、衛材和治療處置碼,作為編碼整合的重點工作。

物料碼亂糟糟?中榮斷捨離只取近3年資料

其中,最讓蔡鴻文頭痛的就是物料碼整合。「這是我們遇到的第一個重大困難,」因為並非所有物料都有許可證字號,或是健保碼可作為唯一的識別代碼,再加上各分院的物料品項種類很多、異動頻繁,甚至各自的資料完整性和一致性可能也不高。

既然不能用單一指標來比對,臺中榮總決定以許可證字號、健保碼和自費品項代碼等3個指標,來交叉比對、重整各分院衛耗材品項。他們先收集各院2005年至2018年的物料碼,在2018年展開第一次比對。

一動手,馬上遇到新問題。因為,在這將近14年的資料中,「許多物料不是已經停產,就是分院未再進貨,」甚至他們發現,一些年代久遠的物料碼許可證字號,當時沒有如實登載,現在更無從回溯更正。

蔡鴻文想出一個辦法,只取近3年的物料碼資料來整合。雖然取3年的資料只能涵蓋60%的品項,若放寬到7年則可涵蓋80%的品項,「我們必須適度取捨,否則來不及上線。」他說。

這個決定,大大降低了資料補正的難度,讓各分院資料補正的完成度達到92%。最終,12分院共整理出13,196個物料碼,其中13,112個是有許可證字號的衛材,剩下804個是免列管的經理品。在衛材部分,58%沿用臺中榮總編碼,其餘則是臺中榮總後來新增的編碼。

臺中榮總從物料編碼經驗,更整理出一套整合流程,運用到同樣需要許可證字號、健保碼指標的藥品編碼工作上。

不過,物料碼還不是臺中榮總遭遇的最大挑戰。蔡鴻文回憶,處置編碼整合才是最大困難。

處置碼更複雜,中榮用健保碼和常用碼比對來加速

因為,在臺中榮總系統中,又以處置計價碼的種類最複雜,「一個處置碼通常包含多項健保碼,或是同一項處置在不同的科會有,又有不同的編碼。」光是臺中榮總就已如此,再加上分院,「數量和差異性就非常龐大。」

此外,他也提到,分院舊系統處置碼雖以健保碼為基礎,各分院間卻又存在極大差異,而且,雖然能以健保碼作為比對基礎,但大部分處置碼還是需要人工比對、確認。

於是,為加速處置碼整合,蔡鴻文決定先以臺中榮總常用的處置碼為基礎,再提供給分院比對。

比如,在臺中榮總院內,同一項處置碼有10個科別使用,其中用最多的科別為CV(心臟內科),臺中榮總就將CV處置碼交給分院比對。要是分院用最多的不是CV,就由臺中榮總新增。

透過這個方法和健保碼比對,臺中榮總將原本12家分院提出的33,540個健保項處置碼,去蕪存菁縮減至6,990項。而自費項因為無從比對,因此全數採用新編碼,共有6,533個。

蔡鴻文總結,正因為團隊未在一開始求完美,才有辦法讓整合工作進行下去,「才沒有讓IT系統整合卡在編碼這一關。」

臺中榮總將藥品碼和物料碼的整合經驗,整理出一套工作流程。首先是收集12家分院編碼資料,來比對外部資料庫,如健保署健保碼資料庫和食藥署許可證字號資料庫,若查無品項,分院需回頭補正資料;有此品項,則繼續比對臺中榮總資料庫,中榮有則沿用、無則中榮新增,分院維護。(圖片來源/臺中榮總)

上線才是挑戰開始,未來要靠維運中心維持一致性

過了編碼整合這一關後,業務組也如火如荼展開上線前作業,為分院種子人員進行手把手教育訓練,循序漸進從小規模的種子人員單元測試、大規模的整合案例測試,再到目標評估,如教育訓練、編碼設定、資料轉移、測試案例和硬體設備等。

一切就緒後,就來到上線當天。蔡鴻文指出,臺中榮總在分院上線時,必派出大量人力來輔導支援,已上線分院也會加入行列,不只加速經驗傳承,更帶來心靈支撐。

不過,上線後還有一個考驗,也就是次月的健保申報。這時,臺中榮總會派出費用組組長,帶領4、5名資深職員和資訊室工程師,一起到分院指導,來即時揪錯。

蔡鴻文坦言,上線不是結束,而是挑戰的開始,「因為很多代碼開始新增。」為維持編碼一致性,在退輔會的協助下,臺中榮總在去年11月成立資訊系統整合維運中心,下設編碼整合分組,來維持編碼的統一。


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