臺中榮總將自家IT系統導入全臺榮總分院,目前為止12家分院中已有11家正式上線,下個月將完成桃園分院的上線作業。

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臺中榮總

「今年11月,我們就會完成榮總所有分院的資訊系統導入!」臺中榮總資訊室主任賴來勳日前在臺灣醫院資訊主管會議上說道。他是榮總IT系統導入的關鍵人物之一,負責將臺中榮總的開放式資訊系統,導入全臺12所榮總分院。下個月將完成最後一家分院的核心HIS上線,接下來還要將非核心IT系統如會計、出納和採購等,導入這些全臺12間分院中。

因應榮總三總院垂直整合,退輔會決定統一榮總分院HIS系統

為何全臺榮總分院要採用臺中榮總的IT系統呢?這是因為,2012年,榮總正與三總院垂直整合,為因應整合需要,榮總上層機關退輔會,決定整合榮總分院的IT系統。

退輔會旗下有15家榮民醫院,包括三家總院(臺北榮總、臺中榮總和高雄榮總)與12家分院,當時提出3種整合方案,第一是將分院導入各區總院的資訊系統,比如高雄榮總分院導入高雄榮總系統,臺北榮總分院導入臺北榮總系統。第二個方案是委外開發,第三則是選一套總院系統,再瘦身導入全臺所有分院。

當時,退輔會也評估了總院系統狀況,由於臺北榮總、高雄榮總仍採IBM大型主機,如果導入分院,成本較高;而臺中榮總已完成資訊系統再造,因此導入成本相對低。最後,退輔會決定以臺中榮總IT系統為範本,來導入其餘榮總分院。

於是,退輔會在2016年正式發起榮總分院IT整合計畫,共分為兩期,每期3年。第一期自2016年至2019年,目標是將臺中榮總的核心醫療資訊系統導入北、中、南分院,包括門診、急診、住院系統等,而且還要落實先導上線階段、上線評估階段,以及擴大上線階段等三階段。

再來是2019年至2022年,一樣是要將核心醫療系統導入各分院,但在使用上,必須做到全面上線,而且還要將臺中榮總非核心系統,也一併導入分院,像是「出納、會計、採購等,」賴來勳說。

1年半要上線12家大工程,嘉義分院去年7月率先正式上線

「我們從來沒有資訊系統的輸出經驗,」他坦言,得知臺中榮總肩負統整榮總分院IT系統的大任後,團隊都十分忐忑,甚至也有人懷疑這是個錯誤。雖然如此,他們還是且戰且走,制定導入計畫、成立導入小組,每月定期召開臺中榮總執行會議,每季也與退輔會進行工作小組會議,來探討工作狀態。

在準備階段,為汲取更多經驗,臺中榮總IT團隊也請教不少醫院,像是臺大醫院、彰基、慈濟和中國附醫體系等,來了解醫療IT系統導入的作法。此外,他們也找來醫資學會顧問;為了解系統是否能正常運作,臺中榮總還建立沙盒環境,就是要透過「驗證、驗證、再驗證,」來確保每個環節不出錯。

不過,在這同時,團隊也遇到了些挑戰。賴來勳指出,經訪查發現,榮總分院的流程和健保制度與總院有些不同,而且,「總院與分院使用的語言,完全不同。」面對這個困境,他笑說,一切就靠溝通來解決,分院同仁後來也接受不一樣的操作流程。

不只如此,臺中榮總在人力上也遇到了挑戰。這次計畫原要招募22名資訊人員,但計畫開始後一年,臺中榮總才找到9人。因此,他們決定將部分導入工作,交由委外廠商執行,來解決人力問題。

在這段準備期間,臺中榮總也制定了導入要求,打下日後導入成功的基礎。這些要求,包括了分院上線環境的準備,也就是分院必須在上線日的前6個月,備妥所需軟硬體設備;再來是分院得建置一份上線前檢核清單,涵蓋軟硬體、資料轉換和儀器等操作流程,由各分院資訊室和相關單位負責。

接著還有分院教育訓練與考核,以及建立總院與各分院的快速聯絡管道,來即時因應緊急狀況。

一切就緒後,臺中榮總將自家IT系統導入嘉義分院,正式在2019年3月上線,成為首間先導分院。「這是歷史性一刻,因為這是臺中榮總IT系統首次出現在臺中榮總以外的醫院!」賴來勳激動說道。不只如此,醫資學會顧問還特地擔任急診第一號病人,來測試系統。

導入3家後,花3個月進行展開PDCA流程優化導入作業,再擴大規模

嘉義分院正式上線後,臺中榮總IT團隊也進入上線評估階段,調整系統和程式後,便一鼓作氣將埔里分院和新竹分院的IT系統,在7、8月正式上線。

不過這時,臺中榮總停下腳步,以這3家分院的導入經驗,展開PDCA目標管理流程,花了3個月重整,包括調整導入工作期程、新增上線前工作評估指標和準備工作完成報告。

重整後,臺中榮總在去年底,接著將臺南分院的系統正式上線。

而今年,臺中榮總更以一個月上線一間分院的速度,完成了全臺7家分院的上線作業,「刷新臺灣醫界紀錄。」而11月,桃園分院導入的IT系統也將正式上線,如此,全臺榮總12間分院的核心IT系統改造就算完成了。接下來,他們還要將臺中榮總的非核心IT系統,導入到這些分院中。

回顧這些工作,賴來勳認為這項導入計畫不論在預算支出、凝結共識,還是應變能力上,都有不錯的表現。在預算上,臺中榮總因自行開發,目前只使用了約二分之一的預算,而在共識上,退輔會和各分院皆全力支持導入計畫,也願意接納稍有不同的操作流程。

更重要的是,這些系統由臺中榮總和廠商自行開發,所以對程式掌握度高,能快速排除問題。此外,系統正式上線前,每家分院都進行了3個月的平行測試,而且測試案例的完成率都達九成以上,才能讓系統成功上線。

賴來勳指出,分院經過IT系統整合,就能快速因應政策變化;因為,只要臺中榮總先行調整,就能直接提供分院使用。未來系統在因應健保規範、行政院就醫優惠政策,或國家衛生政策時,就能快速執行。

而且,透過這次整合,臺中榮總未來也能將自家智慧醫療創新作法,輸出到其他分院,來提升分院競爭力。「最重要的是,我們要形成生態系,」賴來勳表示,分院可以共享經驗,如共享文件、程式共享、甚至可以邀請產業界加入生態系,來提高醫療發展。文◎王若樸

 


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