Office 365提供企業IT集中管理能力,IT人員可以透過後臺管理介面,建立使用者、並指派授權,也能檢視各訂閱方案的使用者授權數量,並做好授權管理,也能迅速得知哪些使用者用了什麼服務,在哪些裝置上安裝了Office程式。

企業採購微軟Office文書軟體,已是司空見慣的事,雖然微軟他們近幾年曾面對不少挑戰,也讓企業思考是否有微軟Office產品的替代選擇,如免費的OpenOffice、LibreOffice隨之興起,也有像是金山Kingsoft Office等方案,而Google也以雲端服務應用之姿加入戰局,甚至也有異質Office並存的現況,也就是企業混合應用不同Office工具的情況。

但微軟Office軟體至今仍是企業偏好的選擇,只是近年我們常聽到的是Office 365一詞,而不是Office 2016,這到底這有什麼分別呢?

畢竟微軟Office 365冠上了Office的名字,一般大多也都會聯想到它就只是Office文書軟體,但實際並不止如此,再加上Office 365持續演進,如同現在多數雲端服務,功能不斷增強,方案也不斷有變化,這也使多數人可能對於Office 365的現況仍感陌生。

 特色1  產品取得方式多元化,已是購買Office軟體的另一選擇

隨著雲端服務的風潮,市面上已有豐富的SaaS型態雲端服務,其中針對企業應用的也不少,知名如Salesforce.com、Box、Google Apps for work、Adobe Creative Cloud等,主打訂閱制的微軟Office 365,其實也與這些服務相同,讓企業能以租用方式取得產品與服務。

企業以往要採購Office軟體,最簡單就是買單機授權,如Office 2007、Office 2010、Office 2013,以及現在的Office 2016,隨著微軟在2012年推出Office 365後,等於多一種取得Office軟體的方式。

 特色2  承襲雲端服務特性,時時享有最新版Office應用程式

傳統微軟單機版Office套裝產品,幾乎是每3年大改版一次,當企業購買產品時,多是買斷形式,若未來想要升級產品,通常當下還需要加買SA軟體保證,以享有新版軟體升級權利。

而在訂閱制的Office 365下,所提供的Office應用程式,將時時保持在最新版的使用狀態,只要微軟推出Office新功能,安裝在本機上的Office軟體也會更新功能,這等於也承襲了雲端服務的特性,讓使用者能夠快速享用最新的功能,不用支付額外的成本,即便是未來假設推出Office 2019,只要用戶持續訂閱,依然能夠使用最新版的Office應用程式。確實,目前來看,微軟Office幾乎每月都有釋出新的功能,但企業就必須持續訂閱就是,不像過去一次買斷,終身能使用,但軟體功能不會增加。

 特色3  授權方式不再只根據PC臺數,強調多裝置與跨平臺應用

過往,微軟Office軟體更新與改版,多是圍繞在新功能與操作介面上打轉,核心應用的改變其實並不多見。

而在Office 365推出之後,有了相當明顯的突破。像是軟體的安裝與使用,傳統Office產品是依裝置授權,因此一套產品對應的就是一臺電腦主機。而在微軟Office 365的授權模式下,是以每一位使用者為基準,單一帳號可在5臺電腦上安裝Office軟體,以及5臺平板、5臺手機上。

已經不再局限於一臺電腦上,讓每個使用者都可同時使用PC、平板、智慧型手機,執行Office檢視、編輯文件,呼應了微軟所提的三螢一雲概念。

再加上近期微軟持續強化Office在不同平臺的支援性,拉升了Office軟體的層級,早已不像過去是依附在Windows平臺的應用。

這也多少反應現今的行動辦公潮流,讓員工能依照自己的方式工作。畢竟,現在人使用的裝置很多,不論是在固定座位的桌上型PC,外出攜帶的筆電,以及隨身的平板或手機等行動裝置,希望工作擁有更多彈性,是新的辦公潮流。

另一方面,雖然跨平臺應用上,微軟也曾推出如同Google Doc的Office Online的免費服務,讓使用者可以透過網頁瀏覽器檢視、編輯並共用Word、Excel、PowerPoint和OneNote檔案。只是本機上的Office軟體應用,仍是多數用戶習慣的使用方式,可離線執行,功能也更豐富。

 特色4  可整合多種辦公相關雲端服務,省去自建麻煩

不僅如此,隨著雲端整合應用趨勢,Office軟體不只是Office 365的全部,Office 365整體包含文書軟體,同時也整合了微軟自家的企業級電子郵件服務、檔案共用,以及會議和通訊等服務。

若從微軟產品角度來看,Office 365將Office文書軟體,像是用戶熟悉的Word、Excel與PowerPoint等Office完整應用程式,以及後端伺服器服務,如Exchange、SharePoine與Lync(現稱Skype for Business)都搬上雲端,並提供多種不同產品組合的方案,讓企業可以根據自身需求租用。

因此,企業可以訂閱單純以Office軟體的文書處理方案,也能選擇包含其他應用的綜合解決方案,甚至也有兩種訂閱是以線上方案為主,不含Office應用程式。只是,這樣的選擇雖然看似彈性,也令Office 365看起來很複雜。

顯然,Office 365更著重於雲端的整合,特別是過往企業需要自建方式才能取得的微軟商務應用系統,現在均融合在Office 365之內,讓企業能夠省去後端系統建置的麻煩,透過租用方式,更快速對應行動世代的彈性工作環境需求,也讓管理更具彈性。

另一方面,在上述主要功能之外,Office 365綜合方案之下也提供OneDrive for Business與Yammer,還有像是近年新推的商業智慧分析Power BI、專案管理工具Planner,新穎的團隊協作Groups功能,以及Video企業影片入口網站等服務應用,而在頂級E5方案中,還包含組織分析的Delve Analytics的功能,如此看來,這些Office 365平臺上不易被突顯的加值應用,也將使Office 365平臺的應用更加豐富。不僅如此,隨著Office 365的功能應用擴張,傳統管理介面也已經不太符合現在要求,今年微軟也重新改進後臺管理介面,以對應新的潮流。

訂閱制下的Office 365,仍可安裝Office桌面應用程式

舉例來說,訂閱Office 365商務版的企業用戶,可使用Office完整應用程式,主要包含Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Publisher與Outlook軟體,可隨時上網登入下載,每帳戶並可同時安裝在5臺電腦上離線使用

 特色5  提供集中管理後臺,檢視軟體授權以及統一操控多種辦公伺服器服務更為容易

在這樣的環境下,企業IT人員只需透過後臺的Office 365管理中心,從帳單和訂閱管理項目中,就能看到各訂閱方案的使用者授權數量,以及期限結束日期。IT也能透過使用者管理,可彈性調整所指派的授權,不論企業新進、離職員工。

而且,Office 365可在5臺電腦上安裝Office軟體,這5臺電腦可以是PC,也可以是Mac,不像以往還要依據不同系統採購對應版本,有 Office 2016與Office 2016 for Mac之別,購買的一套Office僅可供一臺Windows PC或一臺Mac使用,提供IT人員較便利的管理彈性。

另一方面,相較於傳統企業自建的Exchange、SharePoint等伺服器,現在雲端的Office 365平臺可便於集中管理,不像過去各自有管理介面,即便選擇是採混合模式部署,要透過單一介面集中管控也很容易。

與時俱進的Office 365,陸續強化整合通訊、大數據分析、雲端資安加值應用

綜合來說,現在的Office 365正與時俱進,不論工作環境影響著Office 365的變化,還是Office 365引領工作環境的改變。從Office 365的方案不斷變化來看,未來還將有更多新特性加入其中,像是在最頂級的企業版E5方案中,加入了更多與通訊、分析與安全性相關的進階功能,都將使Office 365變得越來越全面。

 調查:Office 365已是熱門的企業雲端應用,甚至超越Salesforce 

以新型態現身的Office 365,採雲端服務的訂閱方式,可說是單機買斷式Office套裝產品的另一選擇,這種轉變,是否仍能持續受到企業用戶肯定呢?

根據雲端身分管理業者Okta在2015年8月發布的報告「Okta Business @ Work Report」來看,自他們在2012年開始分析企業雲端應用以來,Salesforce.com一直是最受企業歡迎的雲端應用,不過從2013年開始,微軟Office 365從原本的第4名一路攀升,陸續超越Google Apps、Box與Salesforce.com,並在2015年1月成為企業雲端應用新龍頭。

雖然只是Okta這家公司對於本身客戶的統計結果,(這次他們蒐集185個國家、2500家企業客戶的4000項雲端應用,以及數百萬次認證與驗證,所做的分析結果。)但多少也反應微軟Office 365在近年的成長態勢,而從傳統盒裝Office產品到現在Office 365整套服務的轉換策略,也已經被許多企業用戶接受。

Office 365躍居企業雲端應用之首

在2016年3月Okta的最新統計調查結果中顯示,微軟Office 365成長幅度不減,使用者數量不斷增加,在2015年1月超越Salesforce.com,成為第一,並持續拉開差距。

最近,還有一個關於企業應用Office 365的消息很受注目,那就是微軟Office 365又爭取到一家大客戶——Facebook。在今年7月10到14日於多倫多舉行的微軟全球合作夥伴大會上,Facebook資訊長Tim Campos現身站臺,並表示他們公司現在也是Office 365的用戶之一。

Tim Campos提到他們選用的理由,他說:「Facebook的用戶遍布全球,同樣Facebook團隊也分佈在世界各個角落,為用戶提供服務。員工能自由選擇以它們喜歡的任何方式工作。而這意味著Facebook公司的IT必須具有很強的靈活性與在線可用性。」

從他們考量的面向來看,要能讓員工自由選擇適合的裝置,並在任何地方,都能透過傳統桌面環境或行動設備存取與協作,而這樣的靈活性,也需要高防護性的環境。

若是更深一層的解讀,對於也在積極發展想要跨入企業應用的Facebook公司來說,這次可能也是相中微軟Office 365在企業應用的優勢,欲將之整合至Facebook產品,而微軟是否也想藉由全球最大社群Facebook,將社交應用整合至Office 365產品,雙方可能都打著一些如意算盤,目的當然也是為了企圖抓攏更多使用者。

Facebook公司也開始導入Office 365

在今年7月10到14日於多倫多舉行的微軟Worldwide Partner大會上,Facebook資訊長Tim Campos現身站臺,並表示公司選用了Office 365,雖然沒有表明採用的方案與數量,但對於也正積極發展企業協作的Facebook公司來說,相當具話題性。

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