記得微軟剛推出Office 365時,幾乎絕大多數企業都是抱持著觀望的態度,畢竟訂閱制的改變,讓傳統以買斷Office產品的企業很不習慣。5年後的今日,企業開始接受了嗎?

記得微軟剛推出Office 365時,幾乎絕大多數企業都是抱持著觀望的態度,畢竟訂閱制的改變,讓傳統以買斷Office產品的企業很不習慣。但這幾年下來,我們仍然持續看到微軟持續提及Office 365,並沒有消失,而他們在今年初公布至去年底的財報也顯示,Office 365又成長了70%,基本上,營收成長代表利潤變高或是有越來越多租戶,加上近期看到Office 365企業應用超越Salesforce.com,以及Facebook公司也宣布導入Office 365。

這些種種現象,是否意味著真的越來越多企業在使用Office 365?我們也好奇這些企業會選擇Office 365,是因為能帶來什麼樣的幫助嗎?

從微軟近年對於Office 365的發展策略來看,確實為企業辦公應用,帶來諸多改變,不論當初他們是早想積極整合Office所有應用,還是受現在的行動與雲端工作環境影響而不得不變。

我們簡單舉幾個例子,像是Office 365對應了雲端的潮流,讓用戶能夠更方便取得應用與服務,同時也順應行動新世代,提供跨平臺、多裝置的Office軟體使用方式,打破以往單機使用局限。

在產品整合方面也有突破,過去Office套裝形式的策略,在雲端時代下,也終於能擴及後端伺服器應用,讓Office 365能結合Office、Exchange、SharePoint與Skype for Business等產品,能整合成一個更豐富的套裝組合,也更具集中管理性,擺脫傳統模式與架構的束縛。

而對於傳統微軟用戶來說,Office 365也依舊保留許多彈性,像是能兼顧傳統Office用戶的使用習慣,提供本機下載安裝;企業版的雲端方案也能與企業自建既有系統混搭應用。從這些Office策略與改變,似乎也突顯出,微軟想要通吃傳統與新興企業用戶的企圖心。

到底,微軟將Office軟體從既往熟知的軟體買斷形式,擴展到雲端訂閱租賃形式,這些年來,Office 365真的已經被用戶接受了嗎?

前面提到,最近全球知名的Facebook公司,也公開宣布他們使用Office 365,畢竟這種國際級企業,是有些指標性,但對於國內企業來說,似乎又有些遙遠,為了了解國內企業又是如何看待Office 365,這次,我們也採訪了導入Office 365的兩家企業,讓你了解現在企業對於Office 365帶來的幫助有哪些?

中小企業求軟體版本一致性,解決檔案交換問題,並簡化升級管理

第一個例子,遠東萬佳法律事務所是一間25人左右的中小企業,過去他們企業內部已經採用微軟Office軟體。

只是,其內部員工各自的電腦上,裝載了不同版本的Office軟體,如Office 2007、Office 2003,且各臺電腦的升級過程也不同,加上企業本身配置IT人員又少,又要時時注意產品安全性更新,管理並不容易,尤其是Office 2003軟體在2014年終止服務,一旦電腦中毒,IT人員又要花上不少時間重灌。

這是普遍企業現行應用Office軟體時,可能遭遇的場景。再加上Office 2007與Office 2003預設的檔案儲存格式不同,容易導致檔案交換過程中的不便,而在內部版本有別的情況之外,也可能遇到客戶版本比自己新的情況。雖然過去都有一些解決辦法,像是安裝微軟Office相容性套件等,但在遠東萬佳法律事務所的工作場景中,因版本不同而引起的問題更是嚴重,尤其是文件中的文字符號,產生莫名的相容性問題。

遠東萬佳法律事務所律師俞伯璋表示,他們過去處理一些國際客戶的專利申請文件時,曾經因為Office版本不一,當同仁收到客戶傳來的Word檔案時,在開啟文件後,發現其中的一些方程式符號遺失,這樣的問題相當嚴重,也很難釐清是誰的責任。

為了解決公司內部Office版本不同帶來的諸多不便,他們透過IT委外的方式處理,一家名為自由系統的廠商建議他們使用Office 365,以解決這樣的問題。最終,他們導入Office 365商務進階版。

這主要是基於Office 365的特性,讓公司同仁使用的都會是最新版的Office軟體,版本具一致性,當遇到問題時要回報或統一解決時,可以比較容易,不像過去要個別一一處理,同時也趁機汰換老舊Office軟體,減少不安全的風險,畢竟微軟在2014年停止支援Office 2003。

後續為了強化資料保護,公司也考量到需要檔案加密等機制,而又導入Azure Rights Management (Azure RMS) 方案。俞伯璋表示,他們認為RMS能跟Outlook電子郵件有不錯的整合,像是可以很清楚的依帳號設定權限,而不像外部加密系統跟電子郵件的整合,會比較麻煩。

在這些Office 365帶來的改善之外,我們也想進一步知道,新應用是否也會面臨到一些挑戰?俞伯璋表示,有時公司同仁會有忘記密碼之類的小問題,而要熟悉RMS加密運作流程,也有一段適應期,但這些部分都還好。

比較大的問題是,他們前陣子經歷過線上系統有數小時不能使用的狀況,雖然本機上的Office程式仍然可使用,但電子郵件無法正常收發,經ARM管控的檔案檔案也無法解密,在詢問了IT委外廠商才知道,原來當時是中華電信的線路突然故障所導致。

這樣的問題一旦發生,也只有等中華電信解決才行,但這的確是普遍雲端應用為主的服務,都可能面臨的狀況。

最後,俞伯璋也回應了關於Office 365費用上的問題,他認為,在應用Office 365之前所遇到的問題,容易造成同仁工作時間的浪費,以及客訴案件等,若將這些隱形成本也納入考量,其實還好。但終究,他們的心聲是希望授權費用能再便宜一些會更好,畢竟這也是一筆不小的花費。

另外,他們其實也曾接觸接觸過像是OpenOffice等產品,但對於公司同仁的使用習慣來說,其介面與功能還有些落差,因此後來還是以微軟Office為主。

萬佳法律事務所律師俞伯璋表示,在IT委外公司的建議下,他們看重未來Office軟體都能保持最新版本,並維持一致性,解決像是Word檔案交換因版本不一時,產生像是方程式符號遺失,最後一行不見等需要個別處理的情形。不過,他也提到前陣子因電信公司線路出問題時,使得他們Office 365的郵件與加密檔案無法使用,這是普遍雲端應用企業也可能面對到的問題。

 

大企業相中Exchange Online應用,可快速調度雲端資源

另一個應用實例,是國內大型企業研華電子,他們導入的經驗與過程,明顯有相當不同的需求取向。

過去,研華公司內部就已經架設微軟Exchange、SharePoint與Lync伺服器,約在一年多前,他們開始使用微軟Azure服務,經過一段時間的導入後,覺得沒太大問題,因此也開始嘗試應用Office 365。

初期,其實他們不敢一口氣全轉換到雲端上,主要是也怕未來雲端服務的收費方式,是否有更多調整而被綑綁。

現階段,他們對於Office 365的需求,主要放在Exchange Online的應用。在他們全球員工逾7,500人之中,已採購約2000多個Office企業版E1授權,轉換時間大約是1個月。

對他們而言,應用Exchange Online的好處在於,IT人員不用花費心力來處理維運工作,且信箱空間夠大。過去他們受限於伺服器硬體效能與容量,並沒有給使用者太大的信箱空間,每人僅有數百MB,這也使得員工需要常清信,而Office 365在郵件信箱的服務上,預設就有50 GB大容量空間,如此,一舉解決了信箱容量限制的不便。

研華電子資訊部經理林信宏表示,在應用Office 365後,加快企業IT服務建置速度,這點相當不錯。像是他們併購海外公司,並有一些員工在澳洲、美洲,甚至少部分在家上班,若是在過去作法上,可能要到當地架設郵件伺服器等,現在透過Exchage Online,可以很快就能啟用服務。

至於只選用企業版E1方案的理由,林信宏表示由於公司之前就已採購Office軟體,需求不急。不過他們也持續觀察是否有其他選擇,像是他們在兩年前也有考量如WPS等文書處理軟體,只是當時最大問題是沒有郵件相關功能,整合性不夠。

而他們近期也因維修部門的需求,正在考量新版微軟Office的Power BI功能,希望能藉此運用其中的機器學習機制,使得研華能根據以往銷售記錄與維修比例,來估算備品,並產生Excel格式的報表。當不同人員要檢視資料時,就能根據不同項目,快速調出需要的資料。而過去他們要做這些分析結果,通常都是靠人工經驗來預估可能的數量。

另外,從研華的導入經驗來看,由於Office 365企業版能支援混合部署模式,可整合Office 365公有雲與內部的部署環境,他們目前也就是這麼做,只是兩邊的服務要串起來,有相當多的設定要進行,這部分微軟的技術支援服務就很重要。

至於使用上,他們同樣也遇到線路方面的問題。像是研華目前租用了中華電信與亞太電信的ADSL,但只要Outlook用戶經亞太電信的線路連到Exchage Online,信就收不下來,也查不出原因,而走中華電信的線路就沒有問題。

這樣弔詭的情形,我們也洽詢微軟,他們並沒有提出具體的建議,但強調會與電信商之間不斷相互配合。若單就微軟而言,他們主要確保的部分是自家的服務保證,因為Office 365企業方案包含99.9%的服務層級水準(SLA),一旦微軟提供的任何Office 365服務可用性低於標準,將協助客戶依個案進行費用賠償。看起來,至少在微軟自身服務出問題時,企業還算有點保障,只是用戶與電信商、電信商與Office 365之間的網路問題無可避免。

也有企業考量很單純,只要產品能適用現在環境就好,買斷Office再戰10年

從上述例子來看,企業對於Office 365多是持肯定的態度,不過一些企業可能不是怎麼想。主要是因為,他們可能沒有太大的問題要去解決,也沒有想得的那麼遠,在考慮微軟文書處理產品時,可能只是單就方案、費用來看,了解現在產品怎麼買,能不能繼續適用而已。

我們這裡找到一家企業,就屬於這樣的傾向。一間不具名的15人小公司表示,在他們最近與經銷商的洽詢Office軟體的過程中,業務人員也是主推Office 365,並提供了兩年的授權報價。

而他們在評估Office 365時,遇到的問題是,因為公司內部電腦的作業系統版本不一,有Windows 7、Windows 8.1,也有老舊的Windows XP,而Office 365其實並不相容XP。

最終,公司選擇購買單機適用的Office 2016授權,針對老舊的XP電腦,則透過降級使用方式,可安裝較早期的Office軟體版本,像是Office 2007。另一方面,更重要的關鍵在於,他們老闆的想法是,不想要每兩年來考慮一次價格,買斷可以樂得輕鬆。

不論你是否選擇Office 365,但也該關注新的工作型態潮流

綜合來說,從上述這些企業的實際經驗來看,萬佳最看重的是未來Office軟體都能保持軟體版本一致性,解決檔案交換不相容的問題。而研華主要透過Exchange Online加快企業IT服務建置速度,也不用費心力處理維運工作,這也顯示出企業對於Office 365應用的不同著重面向。

但終究各企業有不同的環境,也有不同的考量方式,而微軟本身其實也依舊保留傳統單機授權的販售形式,讓企業還是能有選擇性。不像影像繪圖大廠Adobe,是完全將產品改為訂閱制,取消傳統盒裝版本的販售。只是,微軟對於未來產品的提供方式還會不會有變化,又不得而知。

從另一角度來看,近年Google Apps for Work的應用也一直被拿來與微軟Office 365做比較,甚至也有調查指出,一些企業會同時應用這兩個服務。

畢竟,Google服務帶來的便利性是顯著的,並也引領著雲端浪潮,只是他們發展面向太廣,在企業商務應用系統的累積還不如微軟厚實,可能也不如微軟專注,但這也可以說是微軟本身的責任與包袱,這或許也是企業願意持續使用微軟商務產品的主因。只是,站在用戶立場而言,多一點產品選擇性自然會更好。

綜合來說,對於企業而言,Office 365已經是未來購買Office軟體的選項之一,上述例子算是企業可借鑑的經驗,不論企業當前是否有新採購Office軟體等需求,至少了解新世代的Office與雲端應用所帶來的改變。

附帶一提的是,微軟之前曾針對Office 2003的用戶,提出強烈的升級建議,這主要是因為安全性的問題,因微軟在2014年4月8日起,正式停止支援Office 2003,同時也停止Windows XP的支援,這些用戶的產品,將不再獲得微軟的安全更新。

而現階段來看,再過一兩年後,Office 2007、Exchange 2007與 SharePoint 2007的企業用戶,也將面臨同樣的問題,不論是升級新版Office軟體,或是選擇其他替代方案,都該有所準備。

最後,在現今的雲端時代下,資料交換方式已經很多元,近幾年也較少人會去關心檔案格式的問題,如此看來,我們可以更進一步思考的是,企業真的擺脫不了以檔案交換的工作形式嗎?即便考慮的沒那麼深入,但也能自問的是,不論是產品引領工作環境改變,還是現在工作環境引領產品變化,企業在評估這類商務應用時,內部的工作型態是否也有需要改變呢?

 Office 365到底是什麼? 

由於Office 365並不只是個單一產品的方案,在不同組合下,造成許多說法可能都對卻也不對,這裡我們整理出3個Office 365最常被問到或搞混的典型問題,讓你能夠快速了解什麼是Office 365。

  問題1  Office 365等於Office文書軟體? 

這是多數人在一開始會搞混的問題,其實應該這麼說,Office 軟體是Office 365的一部份。

 答  基本上,Office 365是整套服務,提供了最新版本的Office完整應用程式,像是基本的Word、Excel、PowerPoint、Outlook,以及Publisher與OneNote等軟體。

同時也包含微軟本身提供的辦公相關應用,如電子郵件、文件管理、視訊會議、檔案共用及其他多項功能,也就是Exchange Online、SharePoint Online、Skype for Business Online,以及Yammer與OneDrive for Business等產品應用,並依方案而有不同的產品組合搭配。

 問題2  Office 365只有線上版Office?不能安裝在PC上? 

就連微軟自己也坦承,經常會遇到客戶這樣問。實際上,訂閱制Office 365本身包含的內容,具有Office完整應用程式。

 答  原則上,企業用戶只要選擇包含完整Office應用程式的方案,如訂閱Office 365商務版、商務進階版,專業增強版、企業版E3與企業版E5,企業員工都可使用工作帳號,在他們的電腦或行動裝置上,安裝最新的Office軟體,離線使用都沒問題。只有Office 365商務基本版與企業版E1,是不含完整Office應用程式的方案。

至於微軟Office Online服務,才是線上版的Office應用,使用方式與Google Doc類似,用戶只要透過瀏覽器、登入帳號便能操作,可免費使用。

 問題3  Office 365與Office 2016有何不同? 

多數人可能只知道Office 365是訂閱制,Office 2016是傳統盒裝販售,但這樣解釋並不完全。

 答  簡單來說,Office 365是採訂閱制的租用方式,依據每一使用者授權,所提供的最新版Office應用程式,將可下載安裝在5臺電腦,支援Windows與Mac系統平臺,以及5臺平板與5臺手機上。

而Office 2016的販售方式,則以買斷形式為主,也有租賃授權模式,主要依據每一裝置授權,由於是為單一作業系統所設計的方案,因此只能在一部Windows或 Mac電腦上使用,也就是所謂的單機版。

兩款產品的Office軟體並有一些細節上的差異,對於使用者來說,Office 365用戶取得的其實也是Office 2016,只是這個版本的應用程式,將能隨著Office更新不斷增加功能,且不需額外付費的持續技術支援等。

而使用單機版的Office 2016,產品並不會有功能更新的機制,只有安全性更新(至產品10年生命週期結束)。

另外還有一些雲端加值應用,是訂閱Office 365才有的服務與功能,像是包含產品技術支援,且每位使用者將獲得1 TB的OneDrive雲端儲存空間。

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