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安東尼是時間安排專家,有辦法用最少的時間做最多事,但由於他的數位行銷公司正在快速成長,工作量依舊很重。「每星期我都會碰上工作爆量的時刻,星期一的工作尤其會滿出來,因此新的一週才剛開始,我已經覺得很累,這對剩下的星期二到星期日很不公平。」安東尼還提到工作爆量每次都讓他的大腦進入防禦模式。「有時我想高舉雙手,大喊:『夠了沒!』那種時候我會清楚感覺到大腦停止運轉,接著很容易做出糟糕的決定,無法漂亮地解決工作。

我們壓力會這麼大,部分原因是現代職場壓力本來就大,不過還有一個原因是計畫謬誤(planning fallacy)。「計畫謬誤」的意思是說,我們常覺得花一點時間就能完成一件事,實際需要的時間卻沒那麼短,因為我們安排時間的時候,會依據最突出的記憶來評估,而我們最記得的時間,是過去做類似事情時做得最好、最快的那一次,而不是平均時間(這也是大腦的自動化系統常見的捷思法,我們會依據單一例子下判斷,不會麻煩地算出每次經驗加總後的平均值),結果我們通常做出過於樂觀的預期。如果本來就很忙,過於樂觀的計畫,更是會讓我們被一根小稻草壓垮,例如同事跑去休假,或是截止期限讓人緊張。只要突然冒出出乎意料的問題,或是隨口答應了不該答應的事,就會讓我們崩潰。

既然我們知道大腦會出現「計畫謬誤」,要避免其實很簡單:預估工作時間時,想像一下萬一事情沒完全按照計畫走,會發生什麼事,平衡一下大腦過於樂觀的看法,接著依據事情萬一不順利的狀況定計畫。此時我們預估的時間,才是精確時間,不會被大腦謬誤牽著鼻子走,而且如果一切順利提早完成,我們會很開心。

如果工作爆量已成事實,沒辦法事先多給自己一點時間,還可以靠著幾個和禪修很像的辦法,不用摔可憐的手機發洩情緒,就能讓頭腦恢復理智。

花幾秒鐘做正念練習

安東尼很清楚自己壓力過大時的症狀。他全身肌肉緊繃,開口就沒好話,腦子一團亂,不過他有一套讓大腦重返發現模式的可靠方法。

安東尼說自己意識到壓力上升時,他會停下來深吸一口氣,問自己:「需要這樣嗎?」安東尼解釋:「我知道會有情緒,是因為大腦接收太多命令,但其實有很多方法可以幫助大腦渡過難關。我發現光是問自己『需要這樣嗎?』就能提醒自己我是有選擇的,可以決定自己要有什麼反應。接著我就會恢復理智,有點像在夢裡捏醒自己。」

安東尼用特別的方法深呼吸:「我們恐慌的時候會覺得喘不過氣,但其實我們沒缺氧,反而是氧氣過多,過度換氣,因此我使用『三的呼吸法』,用三秒鐘吸氣,用三秒鐘吐氣,然後閉氣三秒,讓心跳慢下來,告訴大腦威脅已經過去,不用再發送壓力訊號。」

安東尼靠著呼吸這一招,在第一時間減緩工作過量的壓力,讓頭腦清醒起來,增強抗壓能力。他做的事與神經科學研究的「正念」不謀而合。他的呼吸法聽起來與正念無關,但其實就是一種正念的方法。

各位如果被工作淹沒,想悄悄停下來做一點正念練習,可以試試這一招:

想辦法讓自己舒舒服服坐著(站著也可以),雙腳穩穩地放在地上,接著閉上眼睛。若旁邊有人,不適合閉眼的話,視線朝下看著大腿。

接下來,選一個簡單的專注點:

• 專注於呼吸。各位可以利用安東尼的三秒法,也可以吸氣時數「一、二」,吐氣時數「三、四」。手放在肚子上感受吸氣、吐氣時腹部的起伏,也能協助集中精神。

●  感受一下身體各部位,從腳指頭開始,一直向上感受到頭部。

●  在心中從「一百」倒數到「零」。

各位如果一邊做,腦子裡還一直東想西想,不用擔心,那很正常,不要責備自己。萬一思緒走偏,拉回來就好。

別什麼都用腦子記

人腦的工作記憶容量非常有限,再小的干擾都會影響我們專心。想著還沒做完的事更是嚴重的干擾,特別是試著把一切都記在腦子裡。當你每次告訴自己「今天一定要記得去拿乾洗的衣服」,都會耗掉一點深思熟慮系統的力氣。這種現象甚至有專有名詞,叫「蔡格尼效應」(Zeigarnik effect),用以紀念發現這種現象的俄國心理學家。

克服蔡格尼效應的關鍵是把基本的記憶工作外包出去,例如交給錄音裝置,空出大腦的空間,讓大腦有餘裕思考:

養成習慣,沒做完的事,或是突然間想到什麼,立刻寫在「紙」上(真的紙或電子裝置都可以),避免大腦多花力氣記住那些事。再小的待辦事項都要寫下來。

在自己最容易有靈感的地方,放置便條紙或錄音裝置。例如我在淋浴間放了防水筆記本,在床邊放了普通筆記本,手機也下載好用的筆記本應用程式。

儘管稍後還是得想辦法處理筆記本上的每一件事,一旦不再浪費腦力試著記住每一件事,眼前的工作會立刻變得容易。沒做完的事,就像是纏著我們吵吵鬧鬧的幼兒園小朋友,先讓它們乖乖坐下,就比較好處理了。

最重要的事先做

幾年前,某個現在已經沒有新文章的推特帳號,貼出一個像俳句的句子,標題是「生產力十一字」(productivity in 11 words):「一次一件事,最重要的先做,現在就開始。」(One thing at a time. Most important thing first. Start now.)

這句話不是行為科學家寫的,但行為科學家也會告訴我們相同的忠告,因為大腦的深思熟慮系統很容易過載。

問題是什麼才是最重要的事?如果今天只能做一件事,你會做什麼?我曾在某個一月天輔導薇蕾莉(Valerie)。她是紐約舉足輕重的企業人士,即將前往瑞士達佛斯(Davos)參加全球領袖都會出席的「世界經濟論壇」。薇蕾莉必須寫一篇談企業社會責任的重要講稿,同時她正在換工作,手邊還有答應別人的十幾件事,可以想見她有多少事要做。我們走在雪地裡,薇蕾莉一一細數自己有多忙,大呼受不了。

最後,我在薇蕾莉終於停下後問她:「沒錯,妳有很多事要做,不過所有的事情之中,如果只能選一樣,妳今天最重要的任務是什麼?」

薇蕾莉張大了眼:「沒錯!」我呆呆望著她。

薇蕾莉說:「妳剛才說的話打醒了我。」我剛才問的那個問題,其實不是什麼全世界最發人深省的問題,卻足以讓薇蕾莉找出當天最重要的事,就是發出邀請函,請幾位關鍵人士出席她在達佛斯的演講。

安東尼碰上每週的工作壓力臨界點時,也使用這個簡單的辦法。「我做完深呼吸,清醒一下腦袋後,看著所有的待辦事項:『OK,今天一定得完成的是哪件事?』光是知道這個問題的答案,壓力就沒那麼大了。」萬一同時有好幾件緊急的事要處理怎麼辦?「如果我對自己誠實,永遠會有真的重要的一件事,別的事都要靠那件事,或是那件事沒做好,之後會更難收拾。剩下的事,其實可以晚點再做,或是交給別人。甚至仔細想一想,完全不做也沒關係。」(摘錄整理自第6章)

 

好日子革新手冊(How to Have a Good Day)

卡洛琳‧韋伯(Caroline Webb)/著;許恬寧/譯

大塊出版

售價:380元

 

 

 作者簡介 

卡洛琳‧韋伯(Caroline Webb)

經濟學家、管理顧問與主管教練。過去十五年來,依據行為科學(神經科學、心理學、行為經濟學)的研究結果,協助客戶提振工作效率與工作滿意度。


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